Pipelines y Etapas Universales
Definición de pipelines, etapas, criterios de avance y salidas esperadas.
CYVSA vende soluciones muy distintas —ingeniería, proyectos integrales, contratismo, mantenimiento, automatización, Comfort Loop, modernización, renovaciones y ventas transaccionales— pero Dirección necesita un solo lenguaje de avance comercial, forecast y reporte consolidado. La respuesta propuesta es que todos los pipelines compartan las mismas etapas universales y la misma lógica de reporte; lo que cambia por tipo de negocio son tareas, tickets, SLA, aprobaciones, validaciones, line items, automatizaciones y políticas de avance.
5.1 Principio de diseño
One CYVSA no requiere un pipeline distinto por cada unidad de negocio ni una etapa para cada actividad interna. Requiere un modelo comercial común que permita comparar todos los negocios, sin ocultar las particularidades de cada tipo de venta.
Las etapas universales responden a una sola pregunta: ¿qué tan avanzado está CYVSA frente a la decisión comercial del cliente?
Las actividades internas —visita técnica, diseño, costos, revisión de margen, validación de lead time, compliance, crédito, legal, preparación de propuesta o aprobación— no deben convertirse en etapas adicionales. Deben gestionarse mediante tareas, tickets internos, aprobaciones, SLA y gates asociados a la oportunidad.
Una etapa no es una tarea
5.2 Arquitectura de pipelines
Pipelines por tipo de negocio
| Pipeline | Tipos de negocio incluidos | Cuándo utilizarlo | Qué lo diferencia |
|---|---|---|---|
| Proyecto Integral | Proyecto integral / One CYVSA; contratismo complejo; soluciones con múltiples líneas de negocio | Cuando existe una solución de alcance amplio, múltiples disciplinas, ingeniería, costos, ejecución y/o coordinación entre unidades | Requiere más tickets, gates, aprobaciones, line items y coordinación interna |
| Ingeniería y Diseño | Ingeniería; diagnóstico facturable; diseño; especificación; consultoría técnica | Cuando la decisión comercial corresponde principalmente a entregables de ingeniería o diseño | Tickets de diseño, entregables técnicos, line item de ingeniería facturada o valor no facturado |
| Instalación y Contratismo | Contratismo / instalación; ejecución de sistemas; implementación | Cuando el negocio se concentra en instalación, obra, recursos de ejecución y suministro | Validación de ejecución, riesgos, calendario, Supply Chain Management (SCM) y condiciones de obra |
| Servicio y Mantenimiento | Mantenimiento preventivo, correctivo, predictivo, pólizas y servicios recurrentes | Cuando el negocio es un servicio operativo recurrente o intervención de mantenimiento | Información de cobertura, instalación, frecuencia, SLA, servicio vigente y fecha de renovación |
| Renovación y Comfort Loop | Renovación de póliza, Comfort Loop, renovación contractual o extensión de servicio | Cuando existe un contrato/servicio vigente o vencimiento previsible | Referencia de contrato vivo, fecha de vencimiento, historial de relación, condiciones de renovación |
| Modernización y Automatización | Retrofit, modernización, sustitución, eficiencia, automatización/BMS | Cuando el disparador principal es edad, obsolescencia, eficiencia, cambio de uso o digitalización | Perfil de instalaciones, ciclo de vida del inmueble, estado de automatización, ahorro y continuidad |
| Venta Transaccional | Equipos puntuales, refacciones, sustitución simple, consumibles, servicios de baja complejidad | Cuando la venta requiere ciclo rápido, alcance limitado y pocos apoyos internos | Validaciones simplificadas, menor cantidad de tickets y tiempos de respuesta más cortos |
| Otro aprobado | Tipo de negocio excepcional aprobado por gobierno comercial | Solo cuando no exista pipeline aplicable y se defina proceso específico | Requiere validación de Dirección Comercial y Dueño de Datos antes de habilitarse |
Validación de nombres y alcance
5.3 Etapas universales
Etapas universales de oportunidad
- Etapa 1Oportunidad Detectada10%
- Etapa 2Diagnóstico y Diseño de Solución20%
- Etapa 3Propuesta Técnica30%
- Etapa 4Propuesta Económica50%
- Etapa 5Ajustes a Propuesta70%
- Etapa 6Negociación Contractual90%
- Etapa 7Firma de Contrato95%
- CierreGanada100%
Salida paralela disponible desde cualquier etapa abierta:
Perdida0%| Etapa universal | Probabilidad estándar inicial |
|---|---|
| Oportunidad Detectada | 10% |
| Diagnóstico y Diseño de Solución | 20% |
| Propuesta Técnica | 30% |
| Propuesta Económica | 50% |
| Ajustes a Propuesta | 70% |
| Negociación Contractual | 90% |
| Firma de Contrato | 95% |
| Ganada | 100% |
| Perdida | 0% |
Calibración de probabilidades
5.4 Definición de cada etapa universal
| Etapa | Pregunta comercial que responde | Criterios mínimos de entrada | Trabajo interno típico | Criterios mínimos de salida | Prob. |
|---|---|---|---|---|---|
| Oportunidad Detectada | ¿Existe una necesidad o señal comercial que vale la pena gestionar? | Fuente, propietario, empresa/contacto inicial, tipo de negocio, solución inicial, próximo paso | Calificación inicial, investigación de cuenta, asignación, contacto inicial | Necesidad confirmada, estrategia inicial, fecha estimada, Inmueble asociado o en validación | 10% |
| Diagnóstico y Diseño de Solución | ¿Entendemos suficientemente el activo, necesidad, actores y alcance para diseñar una solución? | Inmueble, objetivo del cliente, contacto/actor inicial, fecha estimada, siguiente actividad | Visita, diagnóstico, tickets de diseño, identificación de instalaciones, mapeo de comité de compra | Diagnóstico documentado, alcance preliminar, criticidad, restricciones, actores relevantes, tickets requeridos completados | 20% |
| Propuesta Técnica | ¿Existe una solución técnica viable que responda a la necesidad? | Diagnóstico, alcance preliminar, sistemas involucrados, información técnica suficiente | Diseño, ingeniería, alternativas, validación de ejecución y servicio cuando aplique | Solución técnica definida, propuesta técnica lista, riesgos y supuestos identificados | 30% |
| Propuesta Económica | ¿Existe una propuesta económicamente viable y aprobada para presentar al cliente? | Propuesta técnica, line items preliminares, costos y supuestos disponibles | Costeo, margen, lead time, disponibilidad, condiciones preliminares, aprobaciones internas | Line items completos, margen/aprobaciones requeridas, propuesta económica lista | 50% |
| Ajustes a Propuesta | ¿El cliente ha retroalimentado la propuesta y CYVSA está procesando cambios para acercarse a una decisión? | Propuesta presentada, retroalimentación registrada | Revisión de alcance, costos, tiempos, condiciones, tickets de ajuste y aprobación | Ajustes procesados, versión vigente aprobada, condiciones actualizadas | 70% |
| Negociación Contractual | ¿Las partes están negociando términos comerciales y contractuales para llegar a acuerdo? | Interés confirmado, propuesta vigente, condiciones principales documentadas | Negociación de precio, condiciones, contrato, excepciones, legal, crédito/compliance | Condiciones mutuamente aceptadas, requisitos de contratación definidos, aprobaciones de excepción completadas | 90% |
| Firma de Contrato | ¿La aceptación está en proceso de formalización documental y financiera? | Condiciones acordadas, documento contractual/orden en proceso, requisitos definidos | Firma, orden de compra, anticipo, validaciones finales, checklist de handoff | Contrato/orden/evidencia de aceptación, condiciones de pago y gates de cierre cumplidos | 95% |
| Ganada | ¿CYVSA obtuvo un compromiso comercial conforme a política? | Documento o evidencia de aceptación, monto final, line items finales, condiciones de pago, gates cumplidos | Handoff a Administración de Contratos, Ejecución, Finanzas, SCM y Servicio | Handoff registrado y responsabilidades asignadas | 100% |
| Perdida | ¿La oportunidad dejó de ser viable o fue adjudicada a otra alternativa? | Decisión de pérdida, abandono confirmado o descalificación sustentada | Registro de motivo, competencia, aprendizaje, plan de reactivación o nutrición | Registro completo de resultado y acción posterior cuando aplique | 0% |
La ingeniería no es una etapa
5.5 Matriz de probabilidad, políticas y excepciones
La probabilidad debe ser una herramienta de disciplina y forecast, no una percepción individual. La matriz base usa la etapa universal como referencia principal. Los tipos de negocio, la evidencia disponible, los tickets críticos, las aprobaciones y las políticas comerciales pueden condicionar el avance o clasificar el riesgo, pero no deben permitir probabilidades arbitrarias que impidan consolidar el forecast.
| Etapa | Prob. base | Evidencia mínima para sostenerla | Condición que impide avanzar | Excepción permitida |
|---|---|---|---|---|
| Oportunidad Detectada | 10% | Fuente, necesidad inicial, propietario y siguiente paso | Sin contacto, sin necesidad o sin actividad futura | Pausa documentada por estrategia de cuenta |
| Diagnóstico y Diseño | 20% | Inmueble, objetivo, diagnóstico en curso, actor inicial | Sin Inmueble antes de salida; sin responsable de diagnóstico | Oportunidad estratégica con Inmueble aún en validación |
| Propuesta Técnica | 30% | Alcance y solución técnica inicial | Sin diagnóstico o tickets técnicos requeridos | Ninguna sin aprobación de líder regional |
| Propuesta Económica | 50% | Line items, costos, margen o referencia aprobada | Sin propuesta técnica o validaciones financieras requeridas | Excepción por venta transaccional conforme a política |
| Ajustes a Propuesta | 70% | Propuesta presentada y retroalimentación del cliente | Sin evidencia de presentación o retroalimentación | Ninguna |
| Negociación Contractual | 90% | Interés, propuesta vigente y términos en discusión | Sin intención de compra o condiciones básicas | Excepción documentada por líder regional |
| Firma de Contrato | 95% | Términos acordados y documento/orden en formalización | Sin condiciones comerciales aprobadas | Ninguna |
| Ganada | 100% | Evidencia de aceptación conforme a política | Sin documento, orden o condición de cierre requerida | Ninguna |
| Perdida | 0% | Motivo de pérdida o descalificación | Sin motivo documentado | Ninguna |
Políticas de forecast
1. La probabilidad base se deriva automáticamente de la etapa universal.
2. Los usuarios no editan libremente la probabilidad estándar.
3. Cualquier excepción debe requerir motivo, fecha de expiración, propietario, aprobación de Líder Regional y trazabilidad en historial.
4. El monto ponderado se calcula automáticamente: Monto de oportunidad × Probabilidad vigente.
5. Las líneas de oportunidad permiten atribuir la composición del monto, pero no duplicar el monto consolidado de forecast.
6. El valor de mercado no facturado no forma parte del monto de forecast ni del ingreso contratado.
7. Las oportunidades con fecha de cierre vencida, sin actividad futura, sin tickets-gate resueltos o con datos críticos incompletos deben aparecer como riesgo de forecast.
8. La categoría de forecast —Pipeline, Mejor caso, Comprometido, Cerrado u Omitido— debe tener reglas de uso aprobadas por Dirección Comercial.
9. Las oportunidades asociadas no deben duplicar monto en reportes consolidados; el consultor debe definir reglas de reporte para distinguir monto principal, complementario y dependiente.
No manipular la probabilidad
5.6 Matriz de tareas, tickets y gates por pipeline
Las etapas universales permiten comparar todos los negocios. La matriz siguiente muestra cómo cada tipo de pipeline activa tareas, tickets y gates distintos sin crear etapas adicionales.
| Pipeline | Diagnóstico | Diseño / Ingeniería | Costos | Ejecución | SCM | Legal / Compliance | Finanzas / Crédito | Servicio | Gates principales |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Proyecto Integral | Requerido | Requerido | Requerido | Requerido | Según equipos | Según monto/condiciones | Según política | Según solución | Diagnóstico, margen, ejecución, aprobaciones |
| Ingeniería y Diseño | Requerido | Requerido | Según alcance | No siempre | No siempre | Según contrato | Según política | No siempre | Entregable técnico, costo, aprobación |
| Instalación y Contratismo | Requerido | Según complejidad | Requerido | Requerido | Requerido | Según condiciones | Según política | Según alcance | Viabilidad, calendario, costos, lead time |
| Servicio y Mantenimiento | Requerido | Según diagnóstico | Requerido | No siempre | Repuestos según caso | Según contrato | Según política | Requerido | Cobertura, frecuencia, SLA, costos |
| Renovación y Comfort Loop | Revisión de contrato/instalación | Según condición | Requerido | Según alcance | Según equipos | Requerido | Requerido | Requerido | Vigencia, condiciones, riesgo, aprobación |
| Modernización y Automatización | Requerido | Requerido | Requerido | Según alcance | Según equipos | Según condiciones | Según política | Requerido cuando existe base instalada | Perfil de instalaciones, solución, margen |
| Venta Transaccional | Simplificado | Solo si se requiere | Simplificado | Solo si se requiere | Según disponibilidad | Excepcional | Según política | No siempre | Inventario/lead time, crédito, precio |
| Otro aprobado | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Definir al aprobar | Proceso documentado antes de uso |
Los gates de esta matriz se operan como tickets internos en Salesforce Service Cloud. Sus reglas de liberación, responsables y acuerdos de nivel de servicio (SLA) están definidos en 9.6 Tickets-gate. No son dos reglas distintas: son la misma regla vista desde el proceso comercial y desde el soporte interno.
Del modelo a la configuración
5.7 Automatizaciones esperadas
Automatizaciones de proceso propuestas
| Evento | Automatización esperada | Resultado |
|---|---|---|
| Creación de oportunidad | Asignar propietario, pipeline, etapa inicial, probabilidad, tareas de calificación y recordatorios | Inicio disciplinado del ciclo comercial |
| Cambio de tipo de negocio | Activar checklist, tickets y campos relevantes por pipeline | Proceso adaptado sin cambiar etapas universales |
| Entrada a Diagnóstico | Exigir Inmueble, crear ticket de visita/diseño cuando aplique, validar siguiente actividad | Contexto comercial suficiente |
| Entrada a Propuesta Técnica | Verificar diagnóstico, activar tickets técnicos pendientes y guías de solución | Diseño de solución trazable |
| Entrada a Propuesta Económica | Exigir line items, activar Costos/SCM/Ejecución según alcance, iniciar aprobaciones | Viabilidad y rentabilidad controladas |
| Propuesta presentada | Registrar fecha, crear tarea de seguimiento y alertar si no hay respuesta | Cadencia comercial consistente |
| Ajuste solicitado | Crear flujo de modificación, tickets de ajuste y control de versión | Cambios visibles y aprobados |
| Entrada a Negociación | Actualizar factores de decisión, competencia, condiciones y actores | Riesgos comerciales visibles |
| Entrada a Firma | Ejecutar checklist documental, Legal/Finanzas cuando aplique y preparación de handoff | Cierre controlado |
| Cierre Ganado | Bloquear si faltan gates; crear handoff a Administración de Contratos, Ejecución, Finanzas, SCM y Servicio | Transición ordenada a contrato vivo |
| Cierre Perdido | Exigir motivo, aprendizaje, competencia y plan de reactivación/nurture cuando aplique | Mejora continua y desarrollo futuro |
| Ticket-gate vencido | Alertar dueño de ticket, Ventas, líder funcional y Líder Regional | Desbloqueo oportuno de oportunidad |
| Fecha de cierre vencida | Alertar propietario y líder regional; solicitar actualización de forecast | Integridad de proyección |
| Cambio de ciclo de vida o perfil de Inmueble | Crear señal comercial o tarea de revisión, no una oportunidad automática | Activación de desarrollo de cuenta |
Automatizar sin burocratizar
5.8 Guía de usuario dentro de Salesforce
El consultor de Salesforce debe configurar una experiencia de usuario que haga visible el proceso en el momento de uso, reduciendo la dependencia de manuales externos.
1. Path de Oportunidad
Mostrar etapas universales, probabilidad, criterios de éxito, campos clave y guía contextual.
2. Guidance for Success
Incluir criterios de entrada/salida, acciones requeridas, tickets-gate y evidencia esperada por etapa.
3. Layouts dinámicos
Mostrar solo campos, listas relacionadas y acciones relevantes conforme a pipeline, etapa y tipo de negocio.
4. Componente de salud
Mostrar completitud, actividades vencidas, tickets abiertos, aprobaciones pendientes y riesgos de forecast.
5. Acciones rápidas
Crear ticket interno, asociar Empresa, asociar Persona, agregar línea de oportunidad, registrar visita, actualizar perfil de Inmueble, crear oportunidad asociada.
6. Alertas contextuales
Advertir sobre fecha de cierre vencida, falta de Inmueble, falta de comité, line items incompletos, gates pendientes o información desactualizada.
7. Vista de relación con Inmueble
Mostrar perfil resumido de instalaciones, oportunidades previas, empresas, personas y señales de potencial sin salir de la Oportunidad.
8. Checklist de cierre
Mostrar condiciones necesarias antes de marcar Ganada, incluyendo handoff a Administración de Contratos.
5.9 Cadencia de revisión de pipeline y forecast
Rituales de gobierno comercial
| Cadencia | Participantes | Objetivo | Insumos mínimos | Salidas esperadas |
|---|---|---|---|---|
| Revisión semanal de pipeline | Ejecutivos, Líder Regional, soporte según necesidad | Desbloquear oportunidades, actualizar próximos pasos y controlar calidad | Oportunidades activas, salud, tickets, actividades, fechas | Acciones, escalamiento, actualización de registros |
| Revisión mensual de forecast | Dirección Comercial, Líderes Regionales, Finanzas | Consolidar forecast, riesgos, cobertura y necesidades de recursos | Pipeline ponderado, categorías, fechas, salud, margen, riesgos | Forecast acordado, acciones de corrección, decisiones de prioridad |
| Revisión mensual de soporte a ventas | Comercial, Diseño, Costos, Ejecución, SCM, Legal, Finanzas, Servicio | Revisar SLA, carga, tickets-gate y causas de retraso | Tickets, SLA, tiempos, oportunidades bloqueadas | Mejoras de capacidad, cambios de proceso y escalamiento |
| Revisión trimestral de gobierno | Dirección, Comercial, TI, RevOps, Administración Salesforce | Ajustar políticas, catálogos, validaciones y adopción | Calidad de datos, forecast, conversión, uso, excepciones | Decisiones de gobierno y backlog de mejora |
| Revisión trimestral de cuentas estratégicas | Key Account Management, Comercial, Servicio, Marketing | Desarrollar base instalada, renovaciones, cross-sell y upsell | Vista 360, inmuebles, instalaciones, contratos, pipeline, comité | Planes de cuenta, campañas y oportunidades priorizadas |
Fuente de verdad
5.10 Reportes y métricas de pipeline
- 01
Pipeline consolidado por etapa universal.
- 02
Forecast por región, propietario, tipo de negocio y unidad de negocio.
- 03
Conversión y edad por etapa.
- 04
Oportunidades estancadas y sin próxima actividad.
- 05
Precisión de forecast por periodo, región y pipeline.
- 06
Tickets internos y SLA por oportunidad/pipeline.
- 07
Margen estimado, excepciones y aprobaciones pendientes.
- 08
Atribución de ingresos facturados y valor no facturado por solución.
- 09
Motivos de pérdida y competencia.
- 10
Pipeline generado por marketing, servicio, base instalada, ABM, outbound y otros canales.
- 11
Oportunidades por ciclo de vida de Inmueble y señal de modernización.
- 12
Handoff de oportunidades ganadas y estado de Administración de Contratos.
La estandarización del pipeline no busca reducir la complejidad de CYVSA a un embudo genérico. Busca que cada negocio conserve las tareas y apoyos que necesita, mientras que toda la organización habla el mismo idioma de avance, probabilidad, evidencia, forecast y resultado comercial.
Discovery complementario
Gates adicionales derivados del flujo corporativo
Dos controles del flujo One CYVSA v3.0 se incorporan a las etapas universales.
| Gate | Momento | Responsable | Efecto |
|---|---|---|---|
| Evaluación de crédito y cumplimiento | Antes de invertir horas en la propuesta | Crédito/Cobranza y Legal | Si el resultado es negativo, la oportunidad no avanza |
| Pre-aprobación por monto y margen | Antes de enviar la cotización | Gerente Regional / Dirección según umbral | Sin aprobación no se envía cotización al cliente |
Fuentes: Entrevista Costos y Presupuestos (25-sep-2026), entrevista Ingeniería, estructura de Ingeniería 2026 y flujo corporativo One CYVSA v3.0.