Gobernanza B2B (Empresas y Personas)
Criterios de alta, duplicados, jerarquías y propiedad de cuentas y contactos.
7.1 Principio de gobernanza B2B
La gobernanza B2B no consiste en centralizar cada cambio de dato ni en convertir al equipo comercial en administrador de bases de datos. Consiste en asegurar que la información relevante para vender, atender y desarrollar cuentas se capture de manera consistente en el momento adecuado.
Ventas es responsable de mantener la información que conoce por su relación con el cliente. Los líderes comerciales aseguran disciplina y calidad. Administración Salesforce y RevOps habilitan el modelo, previenen duplicados y corrigen excepciones. Las áreas de Servicio, Ingeniería y Operaciones enriquecen información cuando generan conocimiento relevante sobre un Inmueble, una instalación o un actor de cuenta.
Regla simple
7.2 Reglas de uso para Ventas
Regla 1 · Buscar antes de crear
Antes de crear una Empresa, Persona o Inmueble, el usuario debe buscar si ya existe. Si encuentra un registro similar, debe utilizarlo o solicitar revisión de posible duplicado.
Regla 2 · Asociar antes de avanzar
Antes de pasar una Oportunidad a Diagnóstico y Diseño de Solución, el ejecutivo debe asociar el Inmueble, las Empresas participantes y las Personas disponibles con su rol correspondiente.
Regla 3 · Distinguir identidad de rol
No modificar el tipo de Empresa para describir su papel en un negocio. El tipo de Empresa identifica qué clase de organización es; el rol se registra en la asociación con el Inmueble u Oportunidad.
Regla 4 · Actualizar solo lo que se sabe
Registrar información confirmada por cliente, visita, servicio, documento, investigación o interacción relevante. Cuando algo sea incierto, utilizar “Por validar” o documentar la fuente; no inventar ni completar por suposición.
Regla 5 · Mantener próxima acción y relación
En oportunidades activas y cuentas estratégicas, mantener la próxima acción, última interacción significativa, estado de relación y actores relevantes actualizados.
Regla 6 · No duplicar para resolver urgencias
No crear una Empresa, Persona, Inmueble u Oportunidad duplicada porque un registro no se encuentra rápidamente o porque falta información. Usar búsqueda, solicitar apoyo o crear el registro con estado “Pendiente de validación” conforme a política.
Regla 7 · Convertir conocimiento en señal comercial
Cuando Ventas, Servicio o Ingeniería conozcan cambios en un Inmueble, una instalación, una Empresa o una Persona que puedan generar necesidad comercial, deben actualizar el registro y crear una actividad o señal para evaluación comercial.
7.3 Responsabilidades mínimas
| Información o actividad | Responsable primario | Apoyo / validación |
|---|---|---|
| Datos de Oportunidad, siguiente paso, monto y fecha de cierre | Propietario comercial de la Oportunidad | Líder Regional |
| Empresas y Personas identificadas durante el proceso de venta | Propietario comercial | Líder Regional / Key Account Management |
| Roles de Empresas y Personas en una Oportunidad | Propietario comercial | Líder Regional |
| Datos de Inmueble obtenidos en visita o discovery | Ventas, Ingeniería o Servicio, según origen | Propietario comercial del Inmueble |
| Perfil comercial de instalaciones | Servicio, Ingeniería o Ventas, según quien valide la información | Dueño comercial / líder funcional |
| Jerarquía corporativa de cuentas estratégicas | Key Account Management o responsable de cuenta | Dueño de Datos Comerciales |
| Duplicados, excepciones y normalización | Administración Salesforce / RevOps | Dueño de Datos Comerciales |
| Catálogos, reglas y políticas de uso | Dueño de Datos Comerciales | Comité de Gobierno Comercial |
| Consentimiento, privacidad y datos sensibles | Marketing, TI y Legal/Compliance | Responsable de datos correspondiente |
Nota de adaptación organizacional
7.4 Momentos de actualización
Cuándo se actualiza la red B2B
- 1
Nueva interacción o lead
Buscar/crear Empresa y Persona; registrar fuente e interés inicial
- 2
Creación de Oportunidad
Asociar Empresa, actor inicial, solución y fuente; identificar Inmueble si se conoce
- 3
Calificación / discovery
Confirmar Inmueble, roles de Empresas, Personas y actores de comité de compra
- 4
Visita técnica
Validar datos de Inmueble, perfil de instalaciones, restricciones y contactos operativos
- 5
Propuesta y negociación
Completar decisores, comprador, revisor legal/financiero, competencia y estrategia relacional
- 6
Cierre ganado
Confirmar Empresa contratante, contactos de operación, handoff y responsable contractual
- 7
Servicio, ejecución o account review
Actualizar estado de relación, actores, perfil de instalaciones y señales de crecimiento
- 8
Cambio de persona, empresa o activo
Actualizar vigencia de asociación; no borrar historia relevante
- 9
Revisión trimestral de cuenta estratégica
Validar jerarquía, inmuebles, actores, oportunidades, servicios y plan de cuenta
Vigencia y fuente
7.5 Indicadores mínimos de higiene B2B
Empresas y jerarquía
- Cuentas estratégicas con Empresa matriz documentada cuando aplique.
- Empresas con nombre normalizado y datos de identidad completos.
- Posibles duplicados pendientes de revisión.
Personas y comité de compra
- Oportunidades estratégicas con decisor técnico identificado.
- Oportunidades estratégicas con decisor económico o patrocinador identificado.
- Oportunidades activas sin Persona asociada o sin rol de compra.
Inmuebles y perfil comercial
- Oportunidades activas con Inmueble asociado.
- Inmuebles prioritarios con ciclo de vida y perfil de instalaciones validados.
- Inmuebles críticos sin actualización reciente.
Relaciones y asociaciones
- Oportunidades estratégicas con Empresas participantes asociadas.
- Asociaciones sin rol, vigencia o fuente de validación.
- Asociaciones de Empresa o Persona pendientes de revisión.
Actividad y calidad comercial
- Oportunidades sin próxima actividad.
- Cuentas estratégicas sin interacción significativa reciente.
- Cambios detectados en Inmuebles o Instalaciones sin seguimiento comercial.
Cadencia existente
El detalle de roles de compra, poder, influencia y actitud no se repite aquí: está definido en 4.6.7 Comité de compra y estrategia relacional.
7.6 Gobernanza mínima de cambios
| Cambio solicitado | Proceso sugerido |
|---|---|
| Nuevo valor de catálogo | Solicitud breve con propósito comercial; revisión por Dueño de Datos Comerciales |
| Nuevo tipo de Empresa, rol o asociación | Validar si ya existe valor equivalente; aprobar solo si mejora segmentación, proceso o reporting |
| Corrección de jerarquía corporativa | Validar con fuente confiable antes de modificar; conservar trazabilidad |
| Fusión de duplicados | Revisión por Administración Salesforce / RevOps antes de consolidar |
| Cambio de propietario comercial | Ejecutar mediante regla de asignación o líder regional; preservar historial |
| Eliminación de registro | Evitar salvo error; preferir archivado, desactivación o actualización de vigencia |
| Excepción de calidad de datos | Registrar motivo, responsable y fecha límite de regularización |
Criterio para agregar algo nuevo
7.7 Rituales de uso
| Ritual | Frecuencia | Enfoque |
|---|---|---|
| Revisión de pipeline | Semanal | Próximo paso, datos mínimos, Inmueble, actores, tickets y riesgos |
| Revisión de forecast | Mensual | Fecha, monto, probabilidad, categoría, salud y cambios relevantes |
| Revisión de cuenta estratégica | Trimestral | Jerarquía corporativa, inmuebles, perfil de instalaciones, comité de compra, plan de cuenta y oportunidades |
| Revisión de calidad de datos | Mensual | Duplicados, campos críticos incompletos, registros vencidos y excepciones |
| Revisión de catálogos y reglas | Trimestral | Solicitudes de cambio, fricción de usuarios y necesidades de mejora |
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